Hej alla i P09 som kommer att vara engagerade under Lundaspelen. Är ingen lätt uppgift att få rätsida på allt och dessutom säkerställa att ni alla får lagom med info för att klara av första gången vi har ansvar för någon hall; detta år är det till och med 2 hallar bara för att komplicera det lite extra – Tetrahallen och Östratorn. Jag har försökt att stolpa upp lite info här till att börja med och kommer vad det lider att även kommunicera all officiell info från Lugi så att ni får ta del av alla detaljerna. Kan verka mycket och komplext men är egentligen inget konstigt alls utan det kommer att gå bra; i synnerhet om man har inställningen att det här kommer att bli roligt och att allt löser sig 😊.
Jag har då huvudansvaret för Tetrahallen och Östratornhallen; samt även Bollhuset och Victoria (via F06) så kommer bli lite körigt för mig under dessa dagar...men som sagt, det löser sig. Är det något ni undrar över så är det bara att kontakta mig + jag kommer även att vara så mycket jag kan i hallarna under dagarna.
Vi har som sagt helhetsansvar för Tetrahallen 27, 28 och 29/12 + helhetsansvar för Östratorn 27/12. För Tetrahallen är där en del specialare och där kommer det mer detaljer senare.
Första steget i processen är att jag den 26/12 kommer att hämta upp Hallväskor och annat till alla de fyra hallarna. Under eftermiddagen den 26/12 kommer vi sedan behöva att ta emot diverse kioskutrustning och annat till respektive hall och här behöver jag hjälp. Vi behöver några stycken per hall varav minst en (gärna hallvärden) från första passet den 27/12 då det ska överlämnas nycklar och annat. (Jag återkommer senare med mail ang support 26/12.) När grejorna har kommit ut ska vi förbereda så mycket som möjligt, fixa upp kiosken, sätta upp diverse skyltar, i Tetrahallen ska vi dra nya linjer på långsidorna för att göra hallen mer funktionell etc. men alla detaljerna återkommer jag till. Tar ca 1 timmer per hall; kanske lite mer för Tetra.....
På kvällen den 26/12 är det sedan invigning i arenan (insläpp från 19.30) och den 27/12 drar spelen igång och då börjar uppdragen för oss som volontärer...
Som volontärer under Lundaspelen har man ett ansvar då man representerar Lugi och här är några tips...
- Var glad och möt alltid våra gäster med ett leende
- Bli inte arg eller irriterad, ta kritik och argumentera inte!
- Var hjälpsam och använd Hallpärmen för att hitta rätt info; alternativt förmedla info om vem man ska kontakta
- Vid problem…säg att vi ska försöka åtgärda snarast, och att du ska framföra det till de ansvariga.
Får vår del och våra pass är det väldigt viktigt att alla kommer till passen och i tid då det inte finns någon marginal alls...
I hallarna kommer det finnas en Hallvärd (huvudansvarig); Planvärd+Filmare; Kioskpersonal. Till varje hall finns kopplat en Hallväska med en Hallpärm (innehåller all relevant info och ska användas vid frågor) och lite annat, en resultattelefon och Streamingutrustning. Telefon och streamingutrustning är Hall-speciifika och matcherna i just den hallen är inlagda.
I början av varje pass
- Sätt upp Beachflaggan utanför ingången till hallen och få igång allting
- TETRAHALLEN: Hallvärden ska anmäla i Vakten att man har kommit och efter sista passet för dagen ska Hallvärden då meddela vakten att man lämnat.
HALLVÄRD
- Hallvärden ansvarar för den allmänna trivseln i hallen och ska medverka till en god stämning. Hall, läktare, toaletter ska hållas fräscha, samt skräp ska kontinuerligt plockas upp.
- Hallvärden ansvarar för nyckel till hallen och Halltelefonen => lämnas över till näste Hallvärd som kommer. Telefonen ska alltid vara med man ska alltid vara nåbar.
- Koordinera allt arbeta och stötta de andra i hallen (byta av dem om de behöver en kortare paus)
- VIKTIGT att ha koll på samt hålla utrymningsutgångarna och utryckningsvägar fria!
- VIKTIGT att se till så att spelschema följs => snabbt få ut lag som spelat och in med nästa => annars blir det kaos.
- Domarna får mat (lunch/fika/middag) utkörd i ÖT-hallen (ska förvaras kallt och värmas i micro) medan de i Tetrahallen ska äta på Järnåkra.
- Hallpärmen och kontaktlistan är Hallvärdens bäste vän (kolla igenom vad som finns här). Kolla alltid i den vid frågor om ni inte kan svara direkt. Använd sunt förnuft och ett glatt humör så löser det sig.
- När dagen är slut; grovstäda och ställ i ordning inför nästa gäng; inklusive göra snyggt i kiosken, omklädningsrum o toaletter... (för Tetrahallen städas hallen varje morgon samt omklädningsrum varje FM av städpersonal), samt ta in Beachflaggan.
- När alla pass för dagen är slut och allt är i ordning; kolla så alla är ute och allting är stängt/släckt innan ni lämnar => Lås. (För TETRAHALLEN; meddela Vakten att ni lämnat)
- Hallvärdstelefonen ska laddas över natten och Hallnyckel ska överföras till morgon-Hallvärden dagen efter!
PLANVÄRD / FILMARE (Läs igenom och kolla länkarna innan LSP; Hallvärden får stötta då det är våra killar som ska filma)
I början av varje pass
- Få igång utrustningen för att filma och streama matcherna + resultattelefonen
- Få koll på alla domarkort så att de ligger i ordning
- Få igång tidtagning / målrapportering (matchtid 15 min per halvlek)
Under varje pass – Filmare (se även instruktion ovan)
- Filma varje match (välj rätt match och starta)
- Växla kameran mellan 2 lägen så att ni inte hela tiden rör den
- Tänk på att allt ni säger sänds ut => prata inte!
- När matchen är slut så avsluta matchen.
- Sedan dags för nästa match etc.
Under varje pass - Planvärd
- Ge rätt domarkort till domaren (rätt matchnummer/lag)
- Starta tiden på resultattavlan i hallen (15 min per halvlek) och knappa in mål under matchen
- På rapporteringstelefonen – välj rätt match och starta den när matchen startar; knappa in mål för respektive lag och gärna numret på spelaren
- När matchen är slut dubbelkolla resultat med domaren som har huvudansvaret att ha koll på målen avsluta därefter matchen
- Ta emot domarkortet från domaren och lägg ner i väskan.
- Sedan dags för nästa match etc.
- Instruktioner till telefon finns på plats + man kan ändra resutat i telefonen i efterhand (Viktigt att det blir rätt då det är detta resultatet som laddas upp i cup-systemet.)
Efter dagens pass:
- Stäng ner allting, lägg domarkort i väskan stäng telefon/kamera och sätt på laddning.
KIOSKEN
- All utrustning kommer leveras den 26/12 och finnas på plats; saknas något så ring till Kiosken så de kan komplettera
- Förbered löpande så mycket som möjligt och håll rent/snyggt löpande
- Om något börjar ta slut så kontakta Kiosken i god tid
- När dagen är slut ska allt plockas snyggt i ordning så att gänget nästa morgon kan ta vid
- Använd handskar/handsprit för god hygien
SISTA DAGEN
- Ta ner alla skyltar inne i och utanför hallen.
- Packa ner Kiosk; LSP kommer och hämtar upp den samt ev annan utrustning
- Iordningsställ hallen i ursprungligt skick (FöR Tetrahallen ta bort de tejpade linjerna) + Slutstädningen!
- Lämna så snart som möjligt tillbaka hallväskan (glöm inte ev nyckel och telefon), streaming utrustning, beachflagga och all övrig utrustning och alla skyltar till konferensrummet Glasbollen på Arenan.
Det var första vändan av info och jag kommer återkomma med mer detaljer vad det lider. Är det något ni undrar över så hör bara av er så ska vi lösa det.
Trevlig helg,
Ulf
